KSeF – co to jest, jak działa i od kiedy będzie obowiązkowy?

8 listopada, 2025

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie, przesyłanie i przechowywanie faktur w ujednolnionym formacie elektronicznym (XML). Każda faktura przesyłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący, a jej wysłanie do systemu oznacza, że została oficjalnie wystawiona.

KSeF to duży krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji obiegu dokumentów. Dzięki niemu przedsiębiorcy nie będą musieli już wysyłać faktur e-mailem ani przechowywać ich samodzielnie – wszystkie dokumenty będą dostępne w systemie przez 10 lat.

Jak działa KSeF?

Zamiast tradycyjnego pliku PDF lub papierowej faktury, przedsiębiorca wystawia dokument w formacie XML zgodnym z określoną strukturą FA(3).
System księgowy (np. Fakturnia.pl) przesyła go do KSeF przez bezpieczne API.
Faktura otrzymuje numer KSeF i trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, gdzie może zostać pobrana przez odbiorcę. Po przesłaniu faktury do KSeF, nie można jej cofnąć, każda zmiana “kwotowa” wymaga wystawienia i przesłania faktury korygującej.

To rozwiązanie eliminuje błędy formalne, przyspiesza proces fakturowania, ułatwia rozliczenia z księgowością i pozwala uniknąć zduplikowanych dokumentów.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że KSeF zostanie wprowadzony etapami – tak, aby firmy miały czas na przygotowanie się:

  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw, czyli firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności,
  • od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo, np. z bardzo niskim obrotem miesięcznym.

W okresie przejściowym przewidziano czas na dostosowanie systemów i testy integracji, a także łagodniejsze podejście do ewentualnych błędów formalnych.

Co KSeF zmienia w praktyce?

Dzięki KSeF:

  • wszystkie faktury trafiają do jednego, bezpiecznego rejestru,
  • zniknie konieczność ręcznego wysyłania faktur e-mailem,
  • kontrahenci mają natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów,
  • administracja skarbowa automatycznie weryfikuje dane i poprawność faktur,
  • podatnicy zyskują pełną archiwizację dokumentów w chmurze państwowej.

To także ułatwienie dla biur rachunkowych i działów księgowości – dane można automatycznie importować i przetwarzać w systemach finansowych.

Fakturnia.pl + KSeF – co planujemy?

Pracujemy nad pełną integracją z Krajowym Systemem e-Faktur.
Po wdrożeniu obowiązku, moduł faktur w Fakturnia.pl automatycznie będzie:

  • przesyłać wystawione faktury do KSeF,
  • odbierać numer identyfikujący fakturę w KSeF,
  • informować o statusie dokumentu (np. przyjęta, odrzucona, w kolejce),
  • zapewniać pełną zgodność z aktualną strukturą i wymaganiami Ministerstwa Finansów.
  • przeglądać faktury kosztowe i sprzedażowe w KSeF bezpośrednio w Fakturnia.pl

Konfiguracja połączenia z KSeF będzie prosta i dostępna już w lutym 2026 roku. Przygotujemy dla naszych użytkowników dedykowany poradnik (krok po kroku), w jaki sposób prawidłowo skonfigurować połączenie.

Podsumowanie

KSeF to największa zmiana w systemie faktur od lat – ale jednocześnie ogromna szansa na uporządkowanie i uproszczenie procesów.
Dzięki przygotowywanej integracji Fakturnia.pl użytkownicy będą mogli wystawiać i przesyłać faktury zgodne z KSeF bez dodatkowych formalności, w tym samym, intuicyjnym środowisku, którego używają na co dzień.

Zespół Fakturnia.pl już nad tym pracuje. Gdy system KSeF wejdzie w życie – my będziemy gotowi.

Źródła:

  • Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl
  • enova.pl – „KSeF od kiedy i dla kogo?”
  • ifirma.pl – „KSeF 2026: najważniejsze terminy”
  • pit.pl – „KSeF bez kar w pierwszym roku działania”
  • jpk.info.pl – „E-faktura ustrukturyzowana – zasady działania KSeF”