Jak wystawić fakturę zaliczkową i końcową w KSeF
Przy fakturze zaliczkowej w KSeF kluczowe są nie tylko kwoty, ale też dane dotyczące zamówienia. W strukturze FA(3) i w Aplikacji Podatnika sekcja „Zamówienie" jest dla faktury zaliczkowej odpowiednikiem sekcji pozycji. Z kolei przy fakturze rozliczeniowej trzeba już wskazać wcześniejsze faktury zaliczkowe, w tym ich numery KSeF, jeśli były wystawione w systemie.
W Fakturni cały ten proces jest prostszy, bo zaczynasz od zamówienia, a potem z panelu akcji tworzysz do niego fakturę zaliczkową. Program automatycznie przenosi dane zamówienia, przelicza VAT od kwoty zaliczki, a po wysłaniu dokumentu do KSeF pozwala wystawić fakturę rozliczeniową bez ręcznego przepisywania wcześniejszych numerów i pozycji.
W skrócie
- Przy fakturze zaliczkowej KSeF przewiduje dane dotyczące zamówienia. W Aplikacji Podatnika sekcja „Zamówienie" zastępuje sekcję pozycji.
- Faktura rozliczeniowa musi zawierać dane wcześniejszych faktur zaliczkowych, a jeśli były wystawione w KSeF, także ich numery KSeF.
- W Aplikacji Podatnika przy fakturze rozliczeniowej wpisuje się kwotę pozostałą do zapłaty, a system wylicza podsumowanie podatku na podstawie tej kwoty.
- Jeżeli zaliczka albo kilka zaliczek pokrywają 100% wartości transakcji, nie ma obowiązku wystawiania faktury rozliczeniowej, choć przepisy jej nie zabraniają.
- W Fakturni zamówienie, zaliczka i rozliczenie tworzą jeden spójny workflow, dzięki czemu jest mniej ręcznego wpisywania i mniej ryzyka pomyłek.
Dlaczego na tej stronie najważniejsze jest zamówienie?
W KSeF faktura zaliczkowa nie działa jak zwykła faktura sprzedażowa z ręcznie wpisanymi pozycjami od zera. Oficjalne materiały MF wprost wskazują, że przy wystawianiu faktury zaliczkowej trzeba uwzględnić dane dotyczące zamówienia, a w Aplikacji Podatnika sekcja „Zamówienie" jest odpowiednikiem sekcji „Pozycje".
Dlatego w Fakturni punktem wyjścia jest właśnie zamówienie. To dokument roboczy, którego nie wysyłasz do KSeF, ale który pozwala prawidłowo przygotować fakturę zaliczkową i później bez stresu rozliczyć transakcję fakturą końcową.
Czym jest faktura zaliczkowa w KSeF?
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości albo części zapłaty przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru. W FA(3) jest to osobny typ faktury, a jej treść musi odzwierciedlać otrzymaną kwotę zaliczki i dane transakcji.
W praktyce najczęściej dotyczy to usług budowlanych, projektów IT, wynajmu, zamówień produkcyjnych i wszystkich sytuacji, w których klient płaci etapami.
Jak to działa w Fakturni
Najpierw tworzysz zamówienie
W Fakturni najpierw przygotowujesz zamówienie, bo to ono porządkuje pozycje, wartości i stawki VAT, które później będą potrzebne przy zaliczce. To dobrze odpowiada logice KSeF, gdzie przy fakturze zaliczkowej występują dane dotyczące zamówienia.
Z panelu akcji generujesz fakturę zaliczkową
Po utworzeniu zamówienia z panelu akcji wybierasz wystawienie faktury zaliczkowej. Formularz otwiera się już z wybranym typem dokumentu i z automatycznie podpiętym zamówieniem.
Wpisujesz tylko kwotę zaliczki
W Fakturni wystarczy wpisać kwotę zaliczki brutto, a program automatycznie rozkłada ją według stawek VAT na podstawie zamówienia. To bardzo wygodne, bo nie trzeba ręcznie przeliczać części netto i VAT dla zaliczki.
Wysyłasz zaliczkę do KSeF
Po zapisaniu i wysłaniu dokument trafia do KSeF jako faktura zaliczkowa. Oficjalne materiały MF wskazują, że faktura zaliczkowa jest osobnym typem faktury w strukturze FA(3).
Potem wystawiasz fakturę rozliczeniową
Po wysłaniu zaliczki do KSeF w akcjach dokumentu zaliczkowego może pojawić się opcja „Wystaw fakturę rozliczeniową". W Fakturni formularz rozliczenia może już zawierać:
- rozliczane faktury zaliczkowe,
- ich numery KSeF,
- pozycje wynikające z zamówienia,
- wyliczoną kwotę pozostałą do zapłaty.
To dobrze odpowiada logice Aplikacji Podatnika, gdzie przy fakturze rozliczeniowej wskazuje się wcześniejsze faktury zaliczkowe oraz kwotę pozostałą do zapłaty, od której system wylicza podatek.
Możesz zwiększyć wartość rozliczenia
Jeżeli w rozliczeniu trzeba dodać nowe pozycje albo zwiększyć wartość końcową transakcji, możesz to zrobić jeszcze na etapie faktury rozliczeniowej. W KSeF faktura rozliczająca zawiera już pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji, a element „Zamówienie" jest w niej pomijany.
Zapisujesz i wysyłasz dokument do KSeF
Po zapisaniu i wysłaniu faktury rozliczeniowej proces jest zakończony. Jeśli faktura jest używana poza KSeF albo udostępniana nabywcy poza systemem, numer KSeF znajduje się pod kodem QR umieszczonym na fakturze.
Schemat: zamówienie → zaliczka → rozliczenie
Zamówienie
W Fakturni zaczynasz od zamówienia, które porządkuje pozycje, stawki VAT i wartość całej transakcji.
Faktura zaliczkowa
Tworzysz ją do zamówienia, wpisujesz kwotę zaliczki, a system automatycznie wylicza podział netto/VAT/brutto według danych z zamówienia.
Faktura rozliczeniowa / końcowa
Po wykonaniu usługi albo wydaniu towaru wystawiasz rozliczenie, które odnosi się do wcześniejszych zaliczek i pokazuje pozostałą kwotę do zapłaty. Oficjalnie faktura rozliczająca powinna zawierać wcześniejsze numery KSeF faktur zaliczkowych albo numery nadane przez podatnika, jeśli zaliczki były poza KSeF.
Co jeśli zaliczka pokrywa 100%?
Jeżeli jedna faktura zaliczkowa albo kilka faktur zaliczkowych pokrywa całość zapłaty, nie ma obowiązku wystawiania faktury rozliczeniowej. Ministerstwo wprost to potwierdza. Dopuszczalne jest jednak wystawienie tzw. faktury końcowej „zerowej", jako dodatkowego potwierdzenia sprzedaży.
Podsumowując: jeśli zaliczka pokrywa 100% wartości transakcji, faktura końcowa nie jest obowiązkowa.
Najczęstsze błędy
Pominięcie zamówienia przy zaliczce — to właśnie tutaj najczęściej zaczyna się chaos. W KSeF przy fakturze zaliczkowej występują dane dotyczące zamówienia, więc robienie zaliczki bez uporządkowanego punktu wyjścia zwiększa ryzyko pomyłki.
Ręczne liczenie VAT od zaliczki — przy zaliczkach łatwo źle rozdzielić kwotę netto, VAT i brutto, zwłaszcza gdy ktoś działa szybko albo pod presją czasu. W Fakturni ten podział może być wyliczony automatycznie na podstawie zamówienia.
Brak wcześniejszych numerów faktur zaliczkowych w rozliczeniu — faktura rozliczeniowa musi wskazywać wcześniejsze zaliczki. Jeżeli były wystawione w KSeF, trzeba wskazać ich numery KSeF.
Złe wyliczenie kwoty pozostałej do zapłaty — Aplikacja Podatnika przewiduje osobne pole „Kwota pozostała do zapłaty" i od tej kwoty wylicza podsumowanie podatku. Źle wpisana wartość może potem wywołać kolejne korekty.
Niepotrzebne komplikowanie rozliczenia — w ręcznym procesie łatwo zgubić relację między zamówieniem, zaliczką i dokumentem końcowym. Program do faktur po prostu zmniejsza liczbę kroków, które trzeba kontrolować samodzielnie.
Dlaczego program do faktur ułatwia ten proces?
Największa przewaga programu nie polega tylko na tym, że „da się szybciej kliknąć". Chodzi o to, że:
Przy dokumentach zaliczkowych i końcowych to naprawdę robi różnicę, bo błędne rozliczenie bywa frustrujące i potrafi generować kolejne poprawki.
Najczęściej zadawane pytania
Nie masz jeszcze konta? Przetestuj za darmo
Dołącz do tysięcy przedsiębiorców, którzy wybrali Fakturnię. Załóż konto w 30 sekund — bez zobowiązań.