Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF
W KSeF nie można edytować ani anulować przyjętej faktury. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą. W praktyce oznacza to konieczność poprawnego wskazania faktury źródłowej i uzupełnienia danych korekty. W programie do faktur ten proces jest po prostu mniej stresujący, bo część danych może uzupełnić się automatycznie.
W skrócie
- W KSeF nie ma anulowania przyjętej faktury — błędy poprawia się korektą
- Przy korekcie trzeba wskazać dane faktury pierwotnej: jej numer, datę wystawienia, a jeśli była wystawiona w KSeF, także numer KSeF
- W Aplikacji Podatnika te dane wpisuje się ręcznie, więc łatwo o pomyłkę przy numerze dokumentu albo numerze KSeF
- W Fakturni korekta jest tworzona z poziomu faktury źródłowej, więc program może automatycznie podstawić powiązanie z dokumentem, pozycje i kolejną numerację
Kiedy wystawia się korektę?
Fakturę korygującą wystawia się, gdy po przyjęciu faktury przez KSeF okaże się, że zawiera ona błąd — np. nieprawidłową kwotę, stawkę VAT, dane nabywcy, zakres usługi lub ilość towaru. Korekta jest też potrzebna przy zwrocie towaru, rezygnacji z usługi albo udzieleniu rabatu po wystawieniu dokumentu. Ministerstwo Finansów potwierdza, że po nadaniu numeru KSeF nie ma możliwości edycji ani usunięcia faktury — jedynym sposobem poprawienia treści jest faktura korygująca.
Jak wystawić korektę — krok po kroku
Znajdź fakturę źródłową
Korekta musi wskazywać numer faktury pierwotnej i jej datę wystawienia. Jeśli faktura była wystawiona w KSeF, potrzebny jest również jej numer KSeF. W Aplikacji Podatnika dane te wpisujesz ręcznie. W Fakturni wybierasz fakturę z listy i klikasz „Wystaw korektę" — dane powiązania uzupełniają się automatycznie.
Wybierz zakres korekty
Korygować można kwotę, stawkę VAT, dane nabywcy, pozycje albo inne pola. W formularzu XML (Aplikacja Podatnika) trzeba wiedzieć, które elementy struktury zmienić. W programie do faktur wybierasz zakres z interfejsu — np. klikasz pozycję do poprawy i aktualizujesz wartości.
Wprowadź poprawne dane
Wpisz nowe, prawidłowe wartości. Program automatycznie pokaże zestawienie „przed" i „po" oraz wyliczy różnicę kwot. Dzięki temu widzisz od razu, jak korekta wpłynie na kwotę netto i VAT.
Podaj przyczynę korekty
Pole „przyczyna korekty" jest obowiązkowe w strukturze KSeF. Krótki, rzeczowy opis wystarczy, np. „pomyłka w stawce VAT" albo „zwrot towaru z dnia 10.06.2025". W Fakturni to zwykłe pole tekstowe — w Aplikacji Podatnika jest polem w XML.
Wyślij korektę do KSeF
Po zatwierdzeniu korekta trafia do KSeF automatycznie (jeśli korzystasz z programu z integracją) lub musisz ją wysłać ręcznie (Aplikacja Podatnika). Po przyjęciu przez system korekta otrzymuje własny numer KSeF, a kontrahent widzi ją przy swoich dokumentach.
Korekta „do zera" — czy zastępuje anulowanie?
W KSeF nie istnieje funkcja anulowania faktury. Korekta „do zera" polega na wystawieniu korekty, która sprowadza kwoty faktury pierwotnej do zera. W praktyce oznacza to, że skutek ekonomiczny jest zbliżony do wycofania dokumentu, ale formalnie oba dokumenty — faktura i korekta — pozostają w rejestrze KSeF.
Korekta do zera jest stosowana m.in. wtedy, gdy faktura trafiła do niewłaściwego odbiorcy. Wtedy wystawia się korektę zerującą do błędnego dokumentu, a następnie nową, prawidłową fakturę do właściwego kontrahenta.
Uwaga: Ministerstwo Finansów nie posługuje się terminem „anulowanie" w kontekście KSeF. Korekta do zera koryguje skutki podatkowe, ale nie usuwa dokumentu z systemu.
Dlaczego program do faktur ułatwia korekty?
Główna przewaga programu nad ręcznym wystawianiem korekty w Aplikacji Podatnika sprowadza się do jednej rzeczy: mniej ręcznego przepisywania danych oznacza mniej błędów. A mniej błędów w korekcie oznacza mniejsze ryzyko, że trzeba będzie wystawić korektę do korekty.
Najczęstsze błędy przy korektach w KSeF
Błędny numer faktury pierwotnej — korekta musi zawierać dokładny numer dokumentu, do którego się odnosi. Literówka powoduje odrzucenie lub powiązanie z niewłaściwym dokumentem.
Brak numeru KSeF faktury pierwotnej — jeśli faktura źródłowa była wystawiona w KSeF, korekta musi zawierać jej numer KSeF. W programie pole uzupełnia się automatycznie; w Aplikacji Podatnika trzeba je wpisać ręcznie.
Brak pola „przyczyna korekty" — jest ono obowiązkowe w strukturze XML. Krótki, rzeczowy opis wystarczy.
Próba edycji zamiast korekty — w KSeF nie można zmienić treści przyjętej faktury. Jedyną drogą jest wystawienie nowego dokumentu — faktury korygującej.
Błąd w korekcie → kolejna korekta — jeśli korekta zawiera pomyłkę, trzeba wystawić kolejną korektę do tej samej faktury pierwotnej. Dlatego warto korzystać z automatycznego powiązania, które zmniejsza ryzyko takich sytuacji.
Najczęściej zadawane pytania
Nie masz jeszcze konta? Przetestuj za darmo
Dołącz do tysięcy przedsiębiorców, którzy wybrali Fakturnię. Załóż konto w 30 sekund — bez zobowiązań.