Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF
W KSeF nie można edytować ani anulować przyjętej faktury. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą. W praktyce oznacza to konieczność poprawnego wskazania faktury źródłowej i uzupełnienia danych korekty. W programie do faktur ten proces jest po prostu mniej stresujący, bo część danych może uzupełnić się automatycznie.
W skrócie
- W KSeF nie ma anulowania przyjętej faktury, błędy poprawia się korektą
- Przy korekcie trzeba wskazać dane faktury pierwotnej: jej numer, datę wystawienia, a jeśli była wystawiona w KSeF, także numer KSeF
- W Aplikacji Podatnika te dane wpisuje się ręcznie, więc łatwo o pomyłkę przy numerze dokumentu albo numerze KSeF
- W Fakturni korekta jest tworzona z poziomu faktury źródłowej, więc program może automatycznie podstawić powiązanie z dokumentem, pozycje i kolejną numerację
Kiedy wystawia się korektę?
Fakturę korygującą wystawia się, gdy po przyjęciu faktury przez KSeF okaże się, że zawiera ona błąd, np. nieprawidłową kwotę, stawkę VAT, dane nabywcy, zakres usługi lub ilość towaru. Korekta jest też potrzebna przy zwrocie towaru, rezygnacji z usługi albo udzieleniu rabatu po wystawieniu dokumentu. Ministerstwo Finansów potwierdza, że po nadaniu numeru KSeF nie ma możliwości edycji ani usunięcia faktury. Jedynym sposobem poprawienia treści jest faktura korygująca.
Jak wystawić korektę krok po kroku
Znajdź fakturę źródłową
Korekta musi wskazywać numer faktury pierwotnej i jej datę wystawienia. Jeśli faktura była wystawiona w KSeF, potrzebny jest również jej numer KSeF. W Aplikacji Podatnika dane te wpisujesz ręcznie. W Fakturni wybierasz fakturę z listy i klikasz „Wystaw korektę", a dane powiązania uzupełniają się automatycznie.
Wybierz zakres korekty
Korygować można kwotę, stawkę VAT, dane nabywcy, pozycje albo inne pola. W formularzu XML (Aplikacja Podatnika) trzeba wiedzieć, które elementy struktury zmienić. W programie do faktur wybierasz zakres z interfejsu: klikasz pozycję do poprawy i aktualizujesz wartości.
Wprowadź poprawne dane
Wpisz nowe, prawidłowe wartości. Program automatycznie pokaże zestawienie „przed" i „po" oraz wyliczy różnicę kwot. Dzięki temu widzisz od razu, jak korekta wpłynie na kwotę netto i VAT.
Podaj przyczynę korekty
Pole „przyczyna korekty" jest obowiązkowe w strukturze KSeF. Krótki, rzeczowy opis wystarczy, np. „pomyłka w stawce VAT" albo „zwrot towaru z dnia 10.06.2025". W Fakturni to zwykłe pole tekstowe, a w Aplikacji Podatnika pole w strukturze XML.
Wyślij korektę do KSeF
Po zatwierdzeniu korekta trafia do KSeF automatycznie (jeśli korzystasz z programu z integracją) lub musisz ją wysłać ręcznie (Aplikacja Podatnika). Po przyjęciu przez system korekta otrzymuje własny numer KSeF, a kontrahent widzi ją przy swoich dokumentach.
Czy korekta „do zera" zastępuje anulowanie?
W KSeF nie istnieje funkcja anulowania faktury. Korekta „do zera" polega na wystawieniu korekty, która sprowadza kwoty faktury pierwotnej do zera. W praktyce oznacza to, że skutek ekonomiczny jest zbliżony do wycofania dokumentu, ale formalnie oba dokumenty, czyli faktura i korekta, pozostają w rejestrze KSeF.
Korekta do zera jest stosowana m.in. wtedy, gdy faktura trafiła do niewłaściwego odbiorcy. Wtedy wystawia się korektę zerującą do błędnego dokumentu, a następnie nową, prawidłową fakturę do właściwego kontrahenta.
Uwaga: Ministerstwo Finansów nie posługuje się terminem „anulowanie" w kontekście KSeF. Korekta do zera koryguje skutki podatkowe, ale nie usuwa dokumentu z systemu.
Dlaczego program do faktur ułatwia korekty?
Główna przewaga programu nad ręcznym wystawianiem korekty w Aplikacji Podatnika sprowadza się do jednej rzeczy: mniej ręcznego przepisywania danych oznacza mniej błędów. A mniej błędów w korekcie oznacza mniejsze ryzyko, że trzeba będzie wystawić korektę do korekty.
Najczęstsze błędy przy korektach w KSeF
Błędny numer faktury pierwotnej. Korekta musi zawierać dokładny numer dokumentu, do którego się odnosi. Literówka powoduje odrzucenie lub powiązanie z niewłaściwym dokumentem.
Brak numeru KSeF faktury pierwotnej. Jeśli faktura źródłowa była wystawiona w KSeF, korekta musi zawierać jej numer KSeF. W programie pole uzupełnia się automatycznie; w Aplikacji Podatnika trzeba je wpisać ręcznie.
Brak pola „przyczyna korekty". Jest ono obowiązkowe w strukturze XML. Krótki, rzeczowy opis wystarczy.
Próba edycji zamiast korekty. W KSeF nie można zmienić treści przyjętej faktury. Jedyną drogą jest wystawienie nowego dokumentu, czyli faktury korygującej.
Błąd w korekcie → kolejna korekta. Jeśli korekta zawiera pomyłkę, trzeba wystawić kolejną korektę do tej samej faktury pierwotnej. Dlatego warto korzystać z automatycznego powiązania, które zmniejsza ryzyko takich sytuacji.
Najczęściej zadawane pytania
Nie masz jeszcze konta? Zacznij już dziś
Dołącz do tysięcy przedsiębiorców, którzy wybrali Fakturnię. Załóż konto w 30 sekund, bez zobowiązań.