Raty i opisowy termin płatności na fakturze w KSeF

Nie każda faktura ma jeden termin płatności. Klient płaci w trzech ratach albo w ciągu 14 dni od doręczenia faktury, a Ty chcesz, żeby było to widać także w KSeF. Struktura FA(3) ma na to dwa narzędzia: kilka terminów płatności i termin opisowy.

Stan prawny na 8 października 2026 roku.

Co ma struktura FA(3)

Broszura Ministerstwa Finansów o strukturze FA(3) podkreśla, że wskazanie danych o płatności na fakturze ma charakter dobrowolny i przepisy w tym zakresie się nie zmieniły (s. 108). Jeżeli je podajesz, każdy termin płatności to element TerminPlatnosci z takimi polami (s. 114-115):

Oba sposoby, data i opis, mogą dotyczyć płatności przyszłej albo już dokonanej, a w jednym terminie mogą wystąpić razem. Tak samo wygląda przykład 27 z broszury: 14 dni od wystawienia faktury, przelewem na wskazany rachunek.

Termin opisowy: „14 dni od doręczenia faktury”

Część umów liczy termin płatności od zdarzenia, którego dnia nie znasz przy wystawianiu faktury: od jej doręczenia, od odbioru towaru albo od wykonania usługi. Wtedy pomaga TerminOpis. Zapisujesz w nim liczbę (14), jednostkę (dni) i zdarzenie początkowe (doręczenie faktury).

Obok opisu możesz podać przewidywaną datę. Nabywca widzi wtedy w KSeF jedno i drugie, a Twój program ma datę, od której pokaże fakturę jako zaległą.

Dlaczego termin płatności ma znaczenie podatkowe

• Ulga na złe długi: nieściągalność uprawdopodabnia się, gdy należność nie została zapłacona w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT). Przy takiej korekcie plik JPK wymaga daty upływu terminu płatności.
• Najem, dzierżawa, leasing, media i telekomunikacja: gdy faktura jest spóźniona, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności (art. 19a ust. 7 w związku z art. 106i ust. 3 pkt 4).
• Przy ratach każda rata ma inny termin. Ustal z księgową, od którego terminu liczyć 90 dni przy uldze na złe długi.

Więcej o usługach z obowiązkiem podatkowym przy wystawieniu faktury przeczytasz we wpisie Obowiązek podatkowy z chwilą wystawienia faktury.

Jak to działa w Fakturnia.pl

• Raty i termin opisowy włączasz raz, w ustawieniach: Autouzupełnianie, sekcja „Raty i termin opisowy”. Domyślnie są wyłączone, żeby nie zajmowały miejsca w formularzu tym, którzy ich nie potrzebują.
• Przy statusie „Do zapłaty” pod polem „Termin zapłaty” wybierasz „Termin opisowy” albo „Płatność w ratach”. Faktura ma jedno albo drugie.
• Termin opisowy składasz z liczby, jednostki (dni, tygodnie, miesiące) i zdarzenia: od wystawienia faktury, od doręczenia faktury, od dostawy towaru lub wykonania usługi albo od odbioru. Pod polami widzisz gotowy tekst, na przykład „14 dni od dnia doręczenia faktury”.
• Termin liczony od wystawienia faktury sam ustawia datę płatności. Przy pozostałych zdarzeniach data jest przewidywana, a KSeF dostaje i datę, i opis.
• „Rozłóż na raty” dzieli kwotę do zapłaty na 2 do 100 równych rat co miesiąc, co tydzień albo co 14 dni. Grosze z zaokrąglenia trafiają do ostatniej raty. Każdą ratę możesz potem zmienić albo dodać kolejną przyciskiem „Dodaj ratę”.
• Suma rat musi być równa kwocie do zapłaty: formularz pokazuje, ile brakuje albo ile jest za dużo, i nie zapisze faktury z błędną sumą.
• W KSeF każda rata to osobny termin płatności, a kwoty rat trafiają do dodatkowego opisu faktury. Na PDF jest lista rat z terminami i kwotami.
• Gdy zmienisz status na „Zapłacono”, faktura zapisze się bez rat i bez terminu opisowego, bo termin płatności niczego już nie ustala.
• Raty i termin opisowy podasz też przez REST API i asystenta AI, z tymi samymi zasadami co w formularzu.

Przykład: 10 000,00 zł w trzech ratach

Faktura na 10 000,00 zł do zapłaty. W „Rozłóż na raty” podajesz 3 raty, pierwszą 15 listopada 2026 roku, co miesiąc. 10 000,00 zł nie dzieli się na trzy bez reszty, więc ostatnia rata jest o grosz wyższa, a suma zgadza się co do grosza:

Krok po kroku opisują to artykuły Płatność w ratach i termin opisowy oraz Oznaczanie jako zapłacone w bazie wiedzy.