Kilka wpłat na jednej fakturze zaliczkowej w KSeF
Klient płaci zaliczkę w częściach, a Ty chcesz wystawić jedną fakturę zaliczkową, a nie trzy. Struktura FA(3) ma na to element ZaliczkaCzesciowa. Wyjaśniamy, kiedy go użyć, jakie daty i kursy wpisać i jakich terminów pilnować.
Stan prawny na 8 października 2026 roku.
W skrócie
- Jedna faktura zaliczkowa może dokumentować kilka wpłat otrzymanych przed jej wystawieniem.
- W KSeF każda wpłata to osobny element ZaliczkaCzesciowa z datą otrzymania, kwotą i opcjonalnie kursem. Wpłat może być najwyżej 31.
- Obowiązek podatkowy powstaje w dniu każdej wpłaty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), więc każda wpłata ma własny kurs waluty i swój okres VAT.
- Fakturę zaliczkową wystawiasz do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106i ust. 2). Jedna faktura obejmie wpłaty z dwóch miesięcy, jeśli zmieści się w terminie dla najwcześniejszej.
- Przy najmie, mediach i WDT faktury zaliczkowej się nie wystawia.
Kiedy jedna faktura na kilka wpłat
Fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Jeżeli do dnia wystawienia faktury wpłynęło kilka części, nie musisz wystawiać faktury na każdą z nich osobno.
Broszura Ministerstwa Finansów o strukturze FA(3) przewiduje element ZaliczkaCzesciowa właśnie dla faktur, które dokumentują otrzymanie więcej niż jednej płatności (s. 77), a Podręcznik KSeF 2.0 potwierdza, że jedna faktura zaliczkowa może objąć kilka zaliczek (cz. II, s. 46). Ministerstwo pokazuje to w przykładzie 16: trzy wpłaty w euro z 10, 15 i 20 września na jednej fakturze, każda z własnym kursem.
Co trafia do KSeF
Element ZaliczkaCzesciowa powtarza się dla każdej wpłaty. Ma trzy pola:
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| P_6Z | data otrzymania wpłaty |
| P_15Z | kwota wpłaty; pole P_15 faktury to suma wszystkich P_15Z |
| KursWalutyZW | kurs waluty dla tej wpłaty, gdy faktura jest w walucie obcej (pole fakultatywne) |
Wpłat może być najwyżej 31. Zwykła faktura zaliczkowa z jedną wpłatą podaje datę otrzymania zapłaty w polu P_6 i nie potrzebuje tego elementu.
Przykład: trzy wpłaty, dwa miesiące, jedna faktura
Klient wpłaca zaliczkę w euro w trzech częściach. Fakturę zaliczkową wystawiasz w piątek 2 października 2026 roku, czyli przed 15 października, który jest terminem dla wpłat wrześniowych.
| Wpłata (P_6Z) | Kwota (P_15Z) | Kurs NBP z dnia | Okres VAT |
|---|---|---|---|
| wtorek 8 września 2026 | 1 000,00 EUR | poniedziałek 7 września | wrzesień |
| wtorek 22 września 2026 | 1 500,00 EUR | poniedziałek 21 września | wrzesień |
| czwartek 1 października 2026 | 500,00 EUR | środa 30 września | październik |
Faktura ma łącznie 3 000,00 EUR i trzy elementy ZaliczkaCzesciowa. Dwie pierwsze wpłaty należą do rozliczenia VAT za wrzesień, trzecia za październik. Ministerstwo Finansów nie opisuje, jak taką fakturę zapisać w pliku JPK w dwóch okresach, więc sposób zapisu ustal z księgową. Z przepisów wynika jednak jasno, że każda wpłata ma swój okres.
Kiedy faktury zaliczkowej nie wystawiasz
- Zaliczka na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a).
- Zaliczka na najem, dzierżawę, leasing, media, telekomunikację, ochronę albo stałą obsługę prawną i biurową, bo przy nich obowiązek podatkowy powstaje z wystawieniem faktury (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. b i art. 19a ust. 8 pkt 2).
- Zaliczka otrzymana w tym samym miesiącu co dostawa lub wykonanie usługi (art. 106b ust. 1a). Wtedy faktura po dostawie podaje obie daty, a w KSeF ma rodzaj ROZ z wpłatami w elementach ZaliczkaCzesciowa. Wyjątek z ust. 1b: ta zasada nie dotyczy dostaw z własnymi terminami fakturowania, na przykład usług budowlanych.
Jak to działa w Fakturnia.pl
- Na fakturze zaliczkowej ze statusem „Zapłacono” klikasz „Kilka wpłat zaliczki”. Formularz dodaje dwie wpłaty po połowie kwoty zaliczki, a „Dodaj wpłatę” kolejne, do 31.
- Każda wpłata ma datę otrzymania i kwotę. Przy walucie obcej dostaje też kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed wpłatą, z podpowiedzią „NBP z dnia …”.
- Suma wpłat musi być równa kwocie zaliczki, a pole „Data otrzymania zapłaty” pokazuje datę ostatniej wpłaty.
- Wpłaty z datą po wystawieniu faktury i suma inna niż kwota zaliczki są odrzucane z komunikatem, co poprawić.
- Do KSeF każda wpłata trafia jako osobny element ZaliczkaCzesciowa z datą, kwotą i kursem. Na PDF jest lista „Otrzymane wpłaty”.
- Listę wpłat przyjmuje też REST API, więc tak samo wystawisz taką fakturę ze sklepu internetowego albo własnego systemu.
Krok po kroku opisuje to artykuł Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w bazie wiedzy. Cały proces od zaliczki do rozliczenia opisaliśmy we wpisie Jak wystawić fakturę zaliczkową i końcową w KSeF, a zasady wyboru kursu we wpisie Kurs waluty na fakturze.
Źródła
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), Ministerstwo Finansów, sierpień 2026: element ZaliczkaCzesciowa, s. 77-80, przykład 16.
- Podręcznik KSeF 2.0, część II: wystawianie i otrzymywanie faktur, sierpień 2026: faktury zaliczkowe, s. 46.
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 19a ust. 8, 31a, 106b, 106e ust. 1a i 106i.
Artykuł wyjaśnia przepisy w prostych słowach i nie zastępuje porady podatkowej. W nietypowej sytuacji zapytaj księgową albo doradcę podatkowego.
Najczęściej zadawane pytania
Nie masz jeszcze konta? Zacznij już dziś
Dołącz do tysięcy przedsiębiorców, którzy wybrali Fakturnię. Załóż konto w 30 sekund, bez zobowiązań.